Kassabuchmodul

Mit dem Kassabuchmodul können Sie Barausgaben, Barentnahmen und Bareinlagen erfassen. Vor der erstmaligen Erfassung eines Kassabucheintrags müssen Sie den Anfangsbestand eingeben.

Informationen zum Einrichten des Kassabuchmoduls finden Sie hier.

Erweiterungen im Arbeitsbereich "Kassa"

Bei aktiviertem Kassabuchmodul finden Sie im Arbeitsbereich "Kassa" ein Auswahlfeld um den Belegtyp auszuwählen. Es gibt hier neben dem "Kassabon" die Auswahlmöglichkeit "Ausgabe", "Entnahme" und "Einlage". Mit "Kassabon" können Sie wie bisher in cbird Kassabons (Zahlungsbestätigungen) erstellen. Für Kassabucheintragungen wählen Sie einen der drei Kassabuch-Belegtypen aus.

1. Belegtyp "Ausgabe": Diesen Typ verwenden Sie, um Barausgaben zu erfassen. z.B. wenn Sie für Ihren Betrieb "Büromaterial" kaufen und bar bezahlen (dies gilt natürlich nur, wenn das Büromaterial für Ihren Betrieb keine Handelsware ist). Als Datum für die "Ausgabe" geben Sie den Tag an, an welchem das Geld aus der Kasse entnommen wird (vermerken Sie das Datum auch auf der Rechnung, dann kann die Rechnung später für die Buchhaltung besser zugeordnet werden).

2. Belegtyp "Entnahme": Bei diesen Typ geben Sie Barentnahmen ein. Z.B. wenn Sie Geld aus der Kassa entnehmen, um es bei der Bank einzuzahlen.

3. Belegtyp "Einlage": Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie Geld in die Kassa einzahlen. Tragen Sie hier als Beschreibung auch den Namen des Einzahlers ein: z.B. "Einlage Max Maier"

Die Beträge für Ausgabe und Entnahme werden als positive Beträge eingegeben. Z.B. "Büromaterial", 15 Euro. Nur bei Korrekturen wird hier ein negativer Betrag eingetragen: z.B. "Korrektur Büromaterial", -3 Euro.

Kassabucheinträge können nicht gelöscht werden, Sie können wie Kassabons nur "storniert" werden.

Nach einem Tagesabschluss können für diesen Tag keine Kassabucheinträge mehr vorgenommen werden.

Nachbonieren: Nachbonierungen von Barverkäufen müssen vor der Erfassung von Kassabucheintragungen vorgenommen werden. Laut den gesetzlichen Bestimmungen zur RKSV muss das Nachbonieren nach der Rückkehr in den Betrieb, bzw. nach der Wiederinbetriebnahme der Kassa erfolgen. Bei einem Ausfall der Kassa können auch die Kassabucheintragungen per "Nachbonieren" erfasst werden. Gehen Sie bei der Nachbonierung nach der Chronologie der Geschäftsfälle vor. D.h. zuerst alle Nachbonierungen der Verkäufe und Kassabucheintragungen für das älteste Datum, danach für das zweitälteste Datum usw.

Änderungen im "Archiv"

Im Archiv sehen Sie neben den Kassabons auch die Kassabucheintragungen. Kassabucheintragungen haben eine Belegnummer der Form "KJJJJ-N": z.B. "K2018-1".

In der Spalte "Typ" wird bei den Kassabucheintragungen "K" angezeigt.

Über den Anzeigefilter "Alle Belegkreise" können Sie die Anzeige auf die Kassabucheintragungen beschränken. Wählen Sie dazu in diesem Filter den Punkt "Kassabuch" aus.

Alternativ können Sie auch über den Filter "Alle Belegarten" die Anzeige auf die Kassabuchbelege einschränken. Wählen Sie dazu in diesem Filter den Punkt "Kassabuch (K)" aus.

Neue Berichte

Kassabericht/Kassabuch: Über den Menüpunkt "Datei" -> "Bericht als PDF erstellen" können Sie einen Kassabericht (= Kassabuch für einen bestimmten Tag) oder einen Bericht des Kassabuchs erstellen.

Wählen Sie dazu im Dialogfenster für die Berichte bei "Kategorie" die Option "Kassabuch" aus. Als "Zeitraum" können Sie wie bei den anderen Berichten "Tagesbericht", "Monatsbericht", "Jahresbericht" oder "spezieller Bericht" auswählen. Nach dem Erstellen der PDF-Datei können Sie entscheiden, ob der Bericht im PDF-Viewer geöffnet werden soll.

Negativer Kassastand

Beim Erfassen sehen Sie den aktuellen Kassastand. Die Eintragung einer Ausgabe oder Entnahme, die zu einem negativen Kassastand führen würde, ist nicht erlaubt.

cbird verhindert aber nicht Stornierungen von Kassabons oder Kassabucheintragungen, die zu einem negativen Kassastand führen. cbird kann hier nicht beurteilen, ob nach der Stornierung eine Bonierung mit der Richtigstellung des Bons erfolgt, oder nicht. Bevor eine weitere Ausgaben oder Entnahmen boniert werden kann, muss der Kassastand wieder positiv sein.

Menüpunkt Umsatzstatistik

Im Fenster mit der Anzeige der Umsätze sehen Sie auch den aktuellen Kassastand.