Fragen zu den FinanzOnline-Meldungen

Wenn die Meldung Ihre steuerliche Vertretung machen soll, dann gehen Sie bitte nach dieser Anleitung vor.

Wenn Sie die Meldung selbst machen möchten, dann finden Sie hier unsere Dokumentation zu den Meldungen.

Der Prüfwert dient dazu, die richtige Eingabe des Benutzerschlüssels zu gewährleisten. Dies ist die einzige Möglichkeit für FinanzOnline zu überprüfen, ob der korrekte Benutzerschlüssel eingegeben wurde. Ohne Prüfwert kann dies nicht mehr überprüft werden und FinanzOnline akzeptiert jeden Wert mit der richtigen Länge! Dieser Fehler macht sich dann beim Startbeleg bemerkbar.

Geben Sie daher unbedingt den Prüfwert bei der Registrierung der Kasse ein. Wenn Sie hier eine Fehlermeldung bekommen, dann wurde entweder der Benutzerschlüssel oder der Prüfwert falsch eingegeben. In den meisten Fällen ist der Benutzerschlüssel falsch.

Die richtige Eingabe des Benutzerschlüssels haben wir in unsere Antwort zur Frage Warum erhalte ich bei der Überprüfung des Startbelegs eine Fehlermeldung? erklärt.

Wir empfehlen unbedingt den Benutzerschlüssel nicht manuell einzutippen, sondern direkt aus cbird oder aus der von cbird generierten E-Mail oder PDF-Datei ins FinanzOnline-Eingabefeld reinzukopieren. Eine manuelle Eingabe des Benutzerschlüssels ist vor allem aus dem folgenden Grund oft nicht korrekt möglich: In vielen Schriftarten sehen die beiden Buchstaben kleines "l" (wie ludwig) und "I" (wie Ida) im Schlüssel gleich aus. Auch O (wie Otto) und 0 (Ziffer 0) sind schwer zu unterscheiden.

Eine weitere Fehlerquelle entsteht, wenn unsere PDF-Datei ausgedruckt und entweder vom Kunden oder vom Steuerberater eingescannt wird. Manche PDF-Reader können von diesem gescannten PDF auch Texte rauskopieren, jedoch sind diese Texte nicht korrekt! (Der Inhalt dieser PDF-Dateien ist ein Bild und es wird beim Kopieren der markierte Bildbereich mit einem Texterkennungsprogramm in Text umgewandelt. Dabei passieren dem Texterkennungsprogramm meist mehr Fehler als dem menschlichen Auge.)

Wenn Sie die Meldung in FinanzOnline nicht selbst machen und es Ihnen nicht möglich ist die PDF-Datei der cbird-FinanzOnline Meldung Ihrem Steuerberater per E-Mail zu senden, dann bringen Sie die PDF-Dateien am besten auf einem USB-Stick dem Steuerberater.

Wie kopiere ich einen Text unter Windows:

Markieren Sie den gewünschten Text zuerst mit der Maus. Drücken Sie dann gleichzeitig die Tasten "Strg" und "C". Klicken Sie danach mit dem Mauszeiger in das Eingabefeld, in das Sie den Text eingeben möchten. Danach drücken Sie gleichzeitig die Tasten "Strg" und "V".

Wie kopiere ich einen Text unter MacOSX:

Markieren Sie den gewünschten Text zuerst mit der Maus. Drücken Sie dann gleichzeitig die Tasten "cmd" und "C". Klicken Sie danach mit dem Mauszeiger in das Eingabefeld, in das Sie den Text eingeben möchten. Danach drücken Sie gleichzeitig die Tasten "cmd" und "V".

Diesen Schlüssel finden Sie bei den Daten für die FinanzOnline-Meldung "Registrierung einer Registrierkasse". Falls Sie diese Meldung bereits als "erledigt" markiert haben, dann finden Sie diese Meldung über den Menüpunkt "Finanzamt->alle FinanzOnline-Meldungen".

Falls Sie diese Meldung hier nicht finden, dann haben Sie die Meldung bereits im Vorjahr als "erledigt" abgehakt. Wechseln Sie in diesem Fall in das Kassenjahr des Vorjahres (z.b. 2016) und rufen Sie dort den Menüpunkt "Finanzamt->alle FinanzOnline-Meldungen" auf.

Damit Sie die Daten für die FinanzOnline-Meldung der Sicherheitseinrichtung in cbird finden können, müssen Sie zuerst Ihre Sicherheitseinrichtung in cbird registrieren.

Lesen Sie sich dazu bitte in unserer Anleitung die Punkte 3 und 4 durch.

Falls Sie die "FinanzOnline-Meldungen" in cbird bereits als "erledigt" markiert haben, finden Sie diese Meldung über den Menüpunkt "Finanzamt->alle FinanzOnline-Meldungen".

Falls Sie diese Meldung hier nicht finden, dann haben Sie die Meldung bereits im Vorjahr als "erledigt" abgehakt. Wechseln Sie in diesem Fall in das Kassenjahr des Vorjahres (z.b. 2016) und rufen Sie dort den Menüpunkt "Finanzamt->alle FinanzOnline-Meldungen" auf.

Der Jahresbeleg wird wie der Startbeleg mit der Belegcheck-App vom Finanzamt übermittelt. Lesen Sie sich dazu die Punkte 4, 5 und 7 in unserer Anleitung zum FinanzOnline-Dialogverfahren durch.

Nehmen Sie Ihre cbird-Kasse nur ! außer Betrieb, wenn Sie diese nicht mehr verwenden möchten! Eine einmal "außer Betrieb" genommene cbird-Kasse kann nicht mehr in Betrieb genommen werden!

Achtung: Bei Registrierungsproblemen der Kasse in FinanzOnline, die Kasse auf keinen Fall außer Betrieb nehmen! Das RKSV-Gesetz lässt eine weitere Verwendung der Kassen-ID danach nicht mehr zu. Leider bekamen manche Steuerberater vom Finanzamt diese Empfehlung. Es wird aber der Startbeleg danach nicht mehr akzeptiert. Bitte lesen Sie unbedingt auch diese FAQ durch.

Den Startbeleg können Sie in cbird erst nach Erledigung der ersten beiden FinanzOnline Meldungen ("Registrierung einer Registrierkasse", "Registrierung einer Sicherheitseinrichtung") durchführen.

Nachdem diese beiden Meldungen in FinanzOnline von Ihnen oder Ihrem Steuerberater erfolgreich durchgeführt wurden, markieren Sie bitte diese beiden Meldungen in cbird als "erledigt". Rufen Sie dafür im Menü "Finanzamt" den Punkt "offene FinanzOnline Meldungen" auf.

Danach gehen Sie bitte nach Punkt 5 in unserer "Fahrplan zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben 2017" vor.

Den Startbeleg finden Sie im Archiv des Kassenjahres, in dem Sie den Startbeleg erstellt haben. Wechseln Sie bitte zuerst mit Hilfe des Menüpunkts "Kassa - anderes Kassenjahr aufrufen" in das jeweilige Kassenjahr.

Gehen Sie danach in den Arbeitsbereich "Archiv". Hier können Sie die Belegliste nach Belegarten filtern. Oberhalb des Eingabefeldes für die Suche gibt es eine Auswahlbox zum Auswählen der Belegart. Wählen Sie hier "Startbeleg" aus. Falls nach der Auswahl kein Beleg angezeigt wird, wurde der Beleg in einem anderen Kassenjahr erstellt.

Ein Nullbeleg ist ein Beleg mit einem Barumsatz von 0 Euro.

Sie können einen Nullbeleg erstellen indem Sie einfach eine Bonierung mit einem beliebigen Text (z.b. "Nullbeleg"), der Menge 1, dem Einzelpreis 0 Euro und der Umsatzsteuer 0% eingeben und auf "Barzahlung" klicken.

In 98% der Fälle, bei denen die Überprüfung des Startbelegs einen Fehler meldet, wurde bei der Meldung der Registrierkasse in FinanzOnline der "Benutzerschlüssel AES-256" nicht korrekt eingegeben. (In 2% der Fälle wurde die Kassenidentifikationsnummer falsch eingegeben.)

Wir empfehlen, in der von uns generierten PDF-Datei für diese Meldung, den "Prüfwert für den Benutzerschlüssel" unbedingt einzugeben. Dies wird zwar am Anfang meist berücksichtigt, nach mehreren Fehlversuchen wird dann aber die Meldung ohne Prüfwert gemacht und diese wird vom Finanzamt akzeptiert. Nur leider ist die Registrierung ohne Prüfwert dann falsch!

Achtung: Die Fehlermeldung von FinanzOnline "... der eingegebene Prüfwert stimmt mit dem errechneten Prüfwert nicht überein." bedeutet nicht, dass Sie den Prüfwert falsch eingegeben haben. Es kann entweder der Prüfwert oder der Benutzerschlüssel oder alle beide falsch sein.

Der Prüfwert dient dazu, die richtige Eingabe des Benutzerschlüssels zu gewährleisten. Dies ist die einzige Möglichkeit für FinanzOnline zu überprüfen, ob der korrekte Benutzerschlüssel eingegeben wurde. Ohne Prüfwert kann dies nicht mehr überprüft werden und FinanzOnline akzeptiert jeden Wert mit der richtigen Länge! Dieser Fehler macht sich später bei der Überprüfung des Startbelegs bemerkbar. FinanzOnline versucht mit dem falsch registrierten Benutzerschlüssel den Umsatzzähler zu entschlüsseln. Das kann nicht funktionieren und es kommt zu einer Fehlermeldung.

Wir empfehlen unbedingt, diesen Schlüssel nicht manuell einzutippen, sondern aus der von cbird generierten E-Mail oder PDF-Datei zu kopieren und ins FinanzOnline-Eingabefeld einzufügen. Eine manuelle Eingabe des Benutzerschlüssels ist vor allem aus dem folgenden Grund oft nicht korrekt möglich: In vielen Schriftarten sehen die beiden Buchstaben kleines "l" (wie ludwig) und "I" (wie Ida) im Schlüssel gleich aus. Auch O (wie Otto) und 0 (Ziffer 0) sind schwer zu unterscheiden.

Eine weitere Fehlerquelle entsteht, wenn unsere PDF-Datei ausgedruckt und entweder vom Kunden oder vom Steuerberater eingescannt wird. Manche PDF-Reader können von diesem gescannten PDF auch Texte rauskopieren, jedoch sind diese Texte nicht korrekt! (Der Inhalt dieser PDF-Dateien ist ein Bild und es wird beim Rauskopieren der markierte Bildbereich mit einem Texterkennungsprogramm in Text umgewandelt. Dabei passieren dem Texterkennungsprogramm noch mehr Fehler als dem menschlichen Auge.)

Wenn es Ihnen nicht möglich ist, die PDF-Datei der cbird-FinanzOnline Meldung dem Steuerberater per E-Mail zu senden, dann bringen Sie die PDF-Dateien am besten auf einem USB-Stick dem Steuerberater.

Und so korrigieren Sie den falschen Benutzerschlüssel in FinanzOnline:

Rufen Sie in FinanzOnline die "Liste alle Registrierkassen" auf. Klicken Sie danach auf die Kassenidentifikationsnummer der Kasse, die Sie ändern möchten. Im Dialogfeld kopieren Sie jetzt den korrekten Benutzerschlüssel und den Prüfwert in die dafür vorgesehenen Eingabefelder.

Danach senden Sie bitte den Startbeleg nochmals mit der "BMF Belegcheck"-App an das Finanzamt.

Überprüfen Sie bitte folgende Punkte:

• Wurde die Sicherheitseinrichtung in FinanzOnline registriert?
• Stimmt die registrierte Kassenidentifikationsnummer mit der Kassennummer am Startbeleg überein? Die Kassenidentifikationsnummer für FinanzOnline hat die Form "cbird-XXXXX" (XXXXX ist Ihre Kassennummer). Überprüfen Sie, ob die Kassenidentifikationsnummer in FinanzOnline am Beginn oder am Ende "Leerzeichen" enthält und speichern Sie die Registrierungsdaten der Kasse in FinanzOnline mit "Daten ändern" nochmals ab.

Senden Sie danach Ihren Startbeleg nochmal mit der Belegcheck-App an FinanzOnline.

Wenn Sie für unterschiedliche Unternehmen Startbelege mit der "BMF Belegcheck"-App an das Finanzamt übermitteln, dann müssen Sie sich in der App davor "abmelden". Ansonsten wird der Beleg an das Steuerkonto des zuletzt verwendeten "Authentifizierungscodes" gesendet! Die Funktion zum Abmelden finden Sie in der App links oben im Menü (das Symbol mit den drei Strichen).

Kunden werden (derzeit) leider bei Problemen mit der Durchführung der Meldungen der Kasse sofort an den Kassenhersteller verwiesen. Wir hatten bis jetzt aber noch keinen Fall, wo die Fehlerursache bei cbird lag. Meistens war es ein Eingabefehler der Kunden in FinanzOnline, manchmal technische Probleme von FinanzOnline.

Die Fehlermeldung "... Der Wert in der OID für Österreichische Finanzverwaltung Registrierkasseninhaber ist ungültig" bedeutet, dass Ihr Signaturzertifikat in der Sicherheitseinrichtung nicht richtig ist. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an den Aussteller Ihres Zertifikat (GlobalTrust support@globaltrust.eu oder A-Trust servicecenter@a-trust.at).

Die Fehlermeldung "... Kassenidentifikationsnummer keiner über FinanzOnline registrierten Kasse zugeordnet werden kann" bedeutet, dass die Registrierung der Kasse in FinanzOnline nicht korrekt durchgeführt wurde. Meist wurde bei der Kassenidentifikationsnummer "cbird-" am Anfang vergessen.

Die anderen Fehlermeldung die bei einer Belegprüfung in FinanzOnline ausgegeben werden, sind leider nicht aussagekräftig und helfen uns nicht weiter.

Überprüfen Sie nochmals die Registrierung der Sicherheitseinrichtung, die Registrierung der Kasse (Kassen-ID, Benutzerschlüssel und Prüfwert) und senden Sie dann noch Mal den Startbeleg (nicht den "Testausdruck"!) an das Finanzamt. Falls Sie trotzdem eine Fehlermeldung bekommen, wenden Sie sich bitte an die Hotline von FinanzOnline.

Wenn Ihr Zertifikat oder die Signaturerstellungseinheit getauscht wurden, dann ist in cbird noch das alte Zertifikat gespeichert. Sie müssen zuerst das neue Zertifikat in cbird registrieren. Dies können Sie über den Menüpunkt "Kassa->Sicherheitseinrichtung->registrieren" durchführen. Dabei wird eine neue "FinanzOnline-Meldung" mit den Registrierungsdaten in cbird erstellt. Mit diesen Daten müssen Sie die neue Sicherheitseinrichtung bei FinanzOnline registrieren.

Manchmal bekommen Sie auch eine Fehlermeldung, wenn es bei FinanzOnline eine Überlastung gibt. Probieren Sie es daher bitte öfter.

Wenn Sie zur Führung einer Registrierkasse nach der Registrierkassensicherheitsverordnung verpflichtet sind, dann benötigen Sie eine Sicherheitseinrichtung. Genaue Informationen finden Sie hier.

Für Fragen zu FinanzOnline ist das Finanzamt und Ihr Steuerberater zuständig. In unserem Verantwortungsbereich als Anbieter einer Registrierkassensoftware fällt das Bereitstellen der notwendigen Daten für die FinanzOnline-Meldungen Ihrer Kasse.

Bei Bedienungs- und technischen Problemen mit FinanzOnline ist das Bundesministerium für Finanzen zuständig.

Wir können Ihnen neben unseren kostenlosen Anleitungen für die Durchführung der Meldungen eine kostenpflichtige Unterstützung über Fernwartung anbieten. Lösen Sie dazu bitte ein Schulungs-Ticket.

Das Problem tritt beim Erstellen der PDF-Datei für die FinanzOnline-Meldung "Startbeleg/Jahresbeleg überprüfen" unter Windows auf. Wenn Sie bei den Bildschirmeinstellungen "Texte und andere Elemente" stark vergrößern, werden diese Einstellungen auch beim Erzeugen der PDF-Datei verwendet und es ist zuwenig Platz für den Inhalt.

Stellen Sie für die Erzeugung der PDF-Meldung für den Startbeleg/Jahresbeleg diese Einstellung auf einen niedrigen Wert zurück oder verwenden Sie den Ausdruck des Start- oder Jahresbelegs für die Übermittlung an FinanzOnline. Einstellen können Sie diese Option in Windows 7 unter "Systemsteuerung" -> "Darstellung und Anpassung" -> "Anzeige". In Windows 10 gibt es diese Einstellung unter "Einstellungen" -> "System" -> "Anzeige" -> "Erweiterte Skalierungseinstellungen" -> "Benutzerdefinierte Skalierung": Stellen Sie hier einen niedrigeren Wert ein und melden Sie sich ab und erneut an.

Diese Windowsfunktion muss zu unerwarteten Problemen führen, weil Windows die Anweisungen von den Anwendungsprogrammen overruled. D.h. Das Anwendungsprogramm denkt, es hat genug Platz, um etwas mit einer bestimmten Schriftgröße zu schreiben. Windows overruled das Schreiben und schreibt einfach mit einer größeren Schriftgröße und es geht sich dann mit dem Platz nicht aus.

Beim Jahres- und Startbeleg wird der Beleg nicht ausgedruckt, sondern intern auf den Bildschirm gezeichnet, damit die letzte Seite dann in die PDF-Datei kopiert werden kann. Daher ist auch diese Funktion von dieser Systemeinstellung betroffen. Diese cbird-Funktion ist als Erleichterung gedacht und gesetzlich nicht vorgesehen. Alternativ kann man den ausgedruckten Jahresbeleg einscannen und an den Steuerberater schicken.