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Wie funktioniert der Verkauf und die Einlösung von Gutscheinen mit der Registrierkasse?

Der Verkauf und die Einlösung von Gutscheinen (eigene oder fremde) ist ein etwas komplexes steuerliches Thema. Kontaktieren Sie bitte unbedingt zusätzlich auch Ihren Steuerberater, da wir das Thema für Sie nur allgemein aufbereiten können.

Verkauf eines Wertgutscheines:
Der Verkauf eines Wertgutscheines ist lediglich ein Zahlungsmitteltausch. Der Verkauf des Wertgutscheines ist nach § 131b und § 132a BAO daher kein Barumsatz im Sinne der Registrierkassenpflicht und der Belegerteilungspflicht. (BAO ist die Abkürzung für BundesAbgabenOrdnung.)

Ein Wertgutschein (z.B. 100,— Gutschein) wird gegen Barmittel (z.B. 100,-- € bar) getauscht. Es fällt keine Umsatzsteuer an.

Der Gutschein stellt jedoch eine Verbindlichkeit des Unternehmers gegenüber dem Kunden dar. Zu beachten ist hier, dass der Verkauf eines Gutscheines nicht in der Registrierkasse, aber in der Buchhaltung zu erfassen ist (z.B. im Kassenbuch). Besprechen Sie diesen Punkt bitte mit Ihrem Steuerberater.

Sollte der Bareingang trotzdem in der Registrierkasse erfasst werden, müssen die Belege den Anforderungen des § 132a der BAO entsprechen, und der Bareingang mit Umsatz 0,00 und mit 0% MwSt in die Registrierkasse eingetragen werden.

Als Buchungstext geben Sie z.B. folgendes an: „Verkauf Gutschein Nr. …“.

Verkauf eines Gutscheines für eine konkrete Dienstleistung/Leistung:
Gemäß BAO werden diese als „sonstige Gutscheine“ bezeichnet. Damit sind Gutscheine gemeint, bei denen Lieferung und Leistung eindeutig und konkret sind (z.B. Gutschein über einen Fahrschein, Gutschein für 10 Massagen, Gutschein für fünf Theaterkarten, ...).

Diese „sonstigen Gutscheine“ müssen sofort als Barumsatz inkl. Umsatzsteuer in der Kassa erfasst werden.

Bei der Einlösung dieser Gutscheine ist kein Kassenbeleg auszustellen. Sollte es aber Ihre interne Abrechnung erleichtern, dann können Sie einen Bon mit dem Hinweis „Einlösung Gutschein Nr. …" mit Umsatz 0,00 erstellen.

Einlösung von selbst ausgegebenen Wertgutscheinen:
Die Einlösung gilt als Barumsatz und Sie sind verpflichtet diesen Gutschein mit der Registrierkasse zu erfassen. Es gilt die Einzelaufzeichnungspficht und die Belegerteilungspflicht.

Sie bonieren in der Kasse den verkauften Artikel und geben in einer zweiten Bonzeile einen Vermerk an (z.B. „Einlösung Gutschein Nr ...“). Der Betrag in dieser Zeile bleibt leer (= reiner Textvermerk) oder Sie geben als Betrag 0,00 ein (damit wird dieser Vermerk auch im Tagesbericht aufgelistet). Danach schließen Sie diesen Kassenbon mit der Taste „bar“ ab.

Einlösen eines Gutscheines für eine konkrete Dienstleistung/Leistung:
„Sonstige Gutscheine“ wurde bereits beim Verkauf als Barumsatz in der Kassa erfasst. Somit ist bei der Einlösung dieser Gutscheine kein Kassenbeleg auszustellen.

Sollte es Ihre interne Abrechnung erleichtern, können Sie einen Bon mit folgendem Vermerk ausstellen: „Einlösung Gutschein Nr. ..." mit Umsatz 0,00.

Einlösung von fremden Wertgutscheinen (z.B. Shopping Center Gutscheine):
Die Einlösung gilt als Barumsatz und es gilt die Registrierkassenpflicht. Weiters besteht bei der Einlösung der Wertgutscheine die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht.

Sie bonieren in der Kasse den verkauften Artikel ein und geben in einer zweiten Bonzeile einen Vermerk an (z.B. Einlösung Gutschein Nr ...). Danach schließen Sie diesen Kassenbon mit der Taste „bar“ ab. Anschließend tauschen Sie den Gutschein bei der ausgebenden Stelle gegen Barmittel um.

Weiterführende Links:
Gesamte Rechtsvorschrift für die Bundesabgabenordnung (BAO), Fassung vom 08.01.2016. Wichtig für Sie sind vor allem § 131b und $ 132a.

Bei einer Finanzprüfung: Wie können die Daten auf einen Datenträger transferiert werden?

Das Datenerfassungsprotokoll kann über den Menüpunkt "Datei =>Datenerfassungsprotokoll exportieren" jederzeit in einer Datei abgespeichert werden. Diese Datei kopieren Sie dann auf einen USB-Stick, den Sie dem Prüfer überreichen.

Wie bringe ich den Satz: "Umsatzsteuerbefreite Leistung, laut §6 Abs. 1 Zif 19 des UStG", auf den Bon?

Diese und ähnliche Informationen können Sie in cbird im Arbeitsbereich "Aufgaben" => Arbeitsschritt "Druckformat konfigurieren", als zusätzlichen Bontext eintragen.

Wie kann ich meine Vorlagen bearbeiten?

In der Menüzeile finden Sie den Menüpunkt „Einstellungen“. Darunter befindet sich die Option „Vorlage verwalten“. Vorlagen können hier angezeigt und auch gelöscht werden.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit im Arbeitsbereich „Kassa“ bereits erstellte Vorlagen zu ändern. Einfach die zu verändernde Vorlage auswählen, Änderungen einfügen und als geänderte Vorlage unter dem gleichen Namen abspeichern.

Hinweis: Wir arbeiten daran, Ihnen den Umgang mit “Vorlagen” weiter zu erleichtern. Werfen Sie bitte immer wieder einen Blick auf unsere Dokumentation über Updates und Programmverbesserungen unter Hilfe =>Neu. Um cbird auf den neuesten Stand zu bringen, müssen Sie online sein.

Gibt es eine Auflistung der Bonierungen, am Ende des Tages?

Seit Programmversion 1.083 gibt es verschiedene Auswertungsfunktionen für die Buchhaltung. Tagesberichte und Monatsberichte können Sie z.B. im Menü "Datei->Bericht als PDF erstellen" als PDF-Dateien erstellen und dann auf einem A4-Drucker ausdrucken oder per email versenden.

Wie kann ich mein Firmenlogo auf den Bon drucken?

In cbird gibt es derzeit noch keine Möglichkeit ein Firmenlogo zu importieren und mit dem Bon auszudrucken. Sie können aber bei einem A4 oder A5 Drucker ein Briefpapier mit Ihrem Briefkopf verwenden.

Beim Epson-Bondrucker können Sie ein Logo in den Drucker importieren. Unter Windows benötigen Sie dazu das Programm "APD5_Utility". Dieses Programm sollte bereits mit dem Epson-Druckertreiber auf Ihrem Computer installiert sein. Unter MacOSX finden Sie diese Möglichkeit bei den Druckeroptionen des Epson TM-T20ii in den "Systemeinstellungen->Drucker & Scanner" (beim Reiter "Sonstiges"). Eventuell müssen Sie für die Bildauswahl und Gestaltung einen Computerexperten zu Rate ziehen, wir können Ihnen hierfür kein Unterstützung anbieten.

Wie kann ich die CSV-Berichte in Excel importieren?

Wenn Sie eine CSV-Datei im Excel öffnen, dann wird die Datei als Text eingelesen und die einzelnen Werte sind nicht in Spalten aufgeteilt und daher nicht verwendbar. Gehen Sie stattdessen folgendermaßen vor:

  1. Leere Arbeitsmappe öffnen
  2. Im Menü "Daten" auswählen
  3. In der Zeile darunter dann, ganz links: "Externe Daten abrufen" anklicken und im erscheinenden Kontextmenü dann "Aus Text" auswählen
  4. Dann die CSV-Datei auswählen
  5. Jetzt erscheint ein "Textkonvertierungs-Assistent"
  6. Hier das Klicksfeld "Die Daten haben Überschriften" anklicken und bei "Dateiursprung" den Zeichensatz auswählen, den Sie beim Export in cbird angegeben haben (z.b. "Unicode UTF-8").
  7. Nach dem Klick auf "Weiter" dann das Trennzeichen "Tabstopp" auswählen und auf "Fertig stellen" klicken.

Ich bekomme die Fehlermeldung "Umsatzzaehler kann nicht verschlüsselt werden! ...". Was mache ich falsch?

Wenn Sie diese Fehlermeldung bekommen, dann starten Sie cbird nicht richtig. Lesen Sie sich bitte unsere Anleitung zum Starten von cbird durch.

Wo sind meine Daten?

Wenn Sie in cbird das Menü "Finanzamt-Datensicherung" aufmachen, dann finden Sie hier zwei Menüpunkte "Erstes Medium" und "Zweites Medium".

Mit dem Menüpunkt "Erstes Medium" wird Ihnen der Speicherort am USB-Stick, mit dem Menüpunkt "Zweites Medium" wird Ihnen der Speicherort auf der Festplatte angezeigt.

cbird startet nicht

Starten Sie cbird wie in dieser Anleitung beschrieben.

Falls Sie unter Windows cbird über eine Verknüpfung vom Desktop starten, dann stimmt die Verknüpfung nicht mehr. Dies kann vorkommen, wenn Windows dem cbird-Stick einen anderen Laufwerksbuchstaben zuweist. In diesem Fall müssen Sie die Verknüpfung auf die Datei "Start-cbird-Windows.bat" neu erstellen.

Die Kasse stürzt ab

Aus folgenden Gründen kann die Kasse abstürzen, bzw. nicht mehr reagieren:

Meine Kasse startet plötzlich im Demo-Modus

Hier wurde die Datei "app.prefs" mit den Einstellungen für cbird von Windows gelöscht. Es könnte auch ein Problem mit der Computer-Hardware die Ursache sein.

Sie können mit dieser Anleitung Ihre Kasse wieder funktionsfähig machen. Falls dieses Problem aber öfter vorkommen sollte, dann lassen Sie bitte von einem Computertechniker die Ursache beheben: z.b. ungenügende Systemausstattung (Arbeitsspeicher, Festplattenplatz), Stromversorgungs- oder Spannungsprobleme der USB-Ports. Eventuell hat auch der Virenscanner das Schreiben dieser Datei blockiert.

Ich kann nicht updaten, cbird meldet immer "offline"

Dafür kann es mehrere Gründe geben:

  1. Ihr Computer verwendet einen "Proxy" für Internetverbindungen. Diesen müssen Sie deaktivieren, bitte wenden Sie sich an Ihren Computerbetreuer. Oder Sie verwenden einen anderen Computer für das Update.

  2. Sie verwenden "Kaspersky Total Security". Dieses Programm blockiert die Verbindung zu unserem Server, weil cbird ein eigenes Zertifikat für die verschlüsselte Verbindung zum Server verwendet. Sie müssen in den Netzwerkeinstellungen vom Kaspersky die Option "Sichere Verbindung nicht untersuchen" aktivieren.

  3. Ein anderes Programm (z.B. Firewall) blockiert die Verbindung zu unserem Server. Folgende IP muß für die Ports 80 und 443 freigegeben werden: 136.243.249.80

Ich kann nicht mehr bonieren, cbird meldet "Bevor Sie bonieren können, müssen Sie einen Startbeleg erstellen."

Diese Meldung bekommen Sie, weil Sie eine cbird Version kleiner 1.204 verwenden.

Wir haben für cbird die Erfüllung der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) 2017 garantiert. Die Verordnung sollte ursprünglich mit 1.1.2017 vollständig in Kraft treten. Mit der Fassung vom 1.4.2017 wurde dieser Termin auf den 1. April 2017 verlegt. Wenn Sie aufgrund Ihrer Barumsätze unter die RKSV fallen, dann ist laut dieser Verordnung seit 1. April 2017 das Bonieren ohne Sicherheitseinrichtung nicht erlaubt.

Im Jänner haben wir aufgrund des Wunsches von Kunden die nicht unter die RKSV fallen, die Update-Version 1.196 herausgebracht. Seit dieser Version gibt es die Möglichkeit im Menü "Einstellungen" die Option "Verpflichtung zur RKSV" zu deaktivieren. Damit können diese Kunden auch ohne Sicherheitseinrichtung die Kasse nach dem 1.4.2017 weiterverwenden.

Am 13. Feber 2017 hat das Finanzamt eine neue FAQ herausgegeben, die bei Lieferverzögerungen der Sicherheitseinrichtung und bei Bestellung der Sicherheitseinrichtung vor dem 15. März 2017, das Weiterarbeiten nach dem 1.4.2017 ohne Sicherheitseinrichtung bis zum Erhalt und der Umstellung der Registrierkasse auf die Sicherheitseinrichtung, ein Weiterarbeiten ohne finanzstrafliche Verfolgung erlaubt. Lesen Sie sich bitte diese FAQ durch. D.h. auch in diesem Fall können Sie die Option "Verpflichtung zur RKSV" im Menü "Einstellungen" deaktivieren. Beachten Sie aber bitte, dass die Sicherheitseinrichtung nach Erhalt umgehend aktiviert und bei FinanzOnline registriert werden muß. Auch der Startbeleg muß dann erstellt werden.

Um die Menüoption zur Verfügung zu haben, installieren Sie bitte die aktuelle cbird-Version. Die Beschreibung wie Sie in cbird ein Update machen finden Sie hier.

Wenn Sie noch keine Sicherheitseinrichtung bestellt haben, dann bestellen Sie bitte umgehend diese Sicherheitseinrichtung. Hinweise dazu finden Sie in unserem "cbird Fahrplan" zur Erfüllung der RKSV 2017 unter Punkt 2.

In unseren email-Aussendungen Anfang Dezember 2016 und Anfang März 2017 haben wir auf diese Problematik und den kommenden 1. April 2017 hingewiesen. Wenn Sie diese emails nicht erhalten haben, dann wurde bei der Freischaltung Ihrer Kasse keine gültige email Adresse eingegeben, die emails wurden von Ihrem email-Programm oder Provider als Spam klassifiziert oder Sie haben die emails versehentlich gelöscht.

Ich kann unter Linux cbird nicht vom Stick starten

Unter Ubuntu kann man normalerweise kein Programm von einem USB-Stick starten. Damit dies möglich wird muß man in /etc/fstab den "Mountpunkt" mit bestimmten Optionen eintragen.

Dazu benötigt man die UUID vom USB-Stick. Um diesen herauszufinden am besten den Stick einstecken. In einem Terminal mit "mount" das Device vom Stick herausfinden (z.b. /dev/sdb1). Danach mit "ls -al /dev/disk/by-uuid" die Liste der Verweise von UUID auf die Devices anzeigen lassen und die UUID vom Verweis auf das Stick-Device notieren.

Als zweites benötigt man die UID vom Benutzer der mit cbird arbeiten soll. Diese finden Sie in der Datei /etc/passwd.

Jetzt in /etc/fstab folgenden Eintrag dazugeben:
"UUID=XXX /media/user/cbird vfat uid=YYY,umask=0007,exec,noatime 0 0"
Wobei als XXX die UUID des Stick-Devices und YYY die Userid des Benutzers eingetragen werden muß.

Danach den Stick auswerfen, abstecken und wieder einstecken. Jetzt sollten Sie cbird vom Stick cbird starten können.

Ich habe falsch boniert

Nach der Erstellung eines Beleges kann dieser nicht mehr verändert oder gelöscht werden ("Radierverbot"). Erstellte Belege können und dürfen nur storniert werden. Suchen Sie hierzu den entsprechenden Beleg im Archiv heraus und klicken auf "Beleg stornieren". Es wird ein Stornobeleg erstellt.

Anschließend kann dann der "richtige" Beleg neu eingegeben werden. Das Datum des neuen Beleges ist dabei das jeweils aktuelle.

Das Nachbonieren ist lediglich "Mobilen Gruppen" (Personen, die ihre Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen) vorbehalten. Es ist zeitlich rückwirkend bis zum letzten erstellten Beleg möglich. Über das Nachbonieren kann ein falscher Beleg nicht berichtigt werden. Bitte besprechen Sie dies auch mit Ihrer steuerlichen Vertretung.

Hinweis: Haben Sie den falschen Beleg storniert, stornieren Sie den gerade erstellten Stornobeleg. Dadurch wird die Stornierung des ursprünglichen Beleges aufgehoben. Dennoch muss dieser Vorgang mit einem Stornobeleg durch die Kasse erfasst werden.